【精明工作】文件管理系統功能有多強?5點值得推薦的地方 | 我要找工作
![【精明工作】文件管理系統功能有多強?5點值得推薦的地方](https://i.imgur.com/sLIY79K.jpg)
2022年2月4日—文件管理系統是一套電腦軟件,能夠管理儲存於內聯網的電腦中或伺服器上的文件檔案。隨著電子商貿與遙距工作的趨勢漸漸成熟,文件管理系統愈發受到重視。
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傳統企業在日常的辦公流程之中,都要處理大量紙本文件。可是這些文件在儲存上極佔空間,要管理及搜索文件5,都要專門的部門同事執行,效率亦不高。處理煩瑣的文件工作不單困擾著中小企,更為大型企業造成人力成本負擔。這時就推薦採用文件管理系統來處理企業的所有文件,文件管理系統的各種功能,可讓企業員工輕鬆管理日常的公務文件。
文件管理系統的趨勢相信不少企業都會使用 Google Drive 及 Google Docs 作為雲端儲存及管理文件的工具,但其功能始終有限,最理想的選擇是使用文件管理系統(Document Management System,簡稱 DMS)軟件。
文件管理系統的各種功能,可讓企業員工輕鬆管理日常的公務文件文件管理系統是一套電腦軟件,能夠管理儲存於內聯網的電腦中或伺服器上的文件檔案。隨著電子商貿與遙距工作的趨勢漸漸成熟,文件管理系統愈發受到重視。文件管理系統可說是辦公室電子化、無紙化的重要一步。現在企業的大趨勢是要講求符合 ESG(環境、社會和企業管治)準則,環保當然是重要原因,但文件電子化的優點遠不只於環保,對於企業的辦公效率亦大有助益,以下就推薦文件管理系統的幾個強大功能。
文件管理系統功能推薦(一)妥善儲存文件電子化的第一個優點,是可以節省大量儲存紙本文件的空間。文件管理系統的功能,可以讓企業員工以數碼形式有條理地儲存所有文件。尤其在香港辦公室寫字樓空間寸金尺土,電子化文件之後,就可以騰出檔案室的空間出來作其他用途,因此推薦企業善用文件管理系統來完成文件電子化。
推薦企業使用文件管理系統取代傳統的文件儲存方式 文件管理系統功能推薦(二)即時搜索大型企業每天都會產生大量的文件,在儲存後如若欠缺文件管理系統,往後要搜索特定文件將會非常耗時,更壞情況是找不到。有了文件管理系統的即時搜索功能,用戶可以按檔案名、關鍵字、作者、建立及修改日期、成員...
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