Google文件成為專案協作工具!新增進度選單、專案表格範本 | 我要找工作
2022年5月8日—Google文件變真正專案協作工具,新增進度選單、專案表格範本,讓其更向Notion、AitTable這類專案協作工具邁進了一步,相對簡單好上手。
當你要管理一大堆任務、文件時,可能會設計一個包含「進度狀態」欄位的表格(像是 Notion[1]、 AirTable[2] 等專案表格工具都有類似功能),專門用來標記目前每個任務處理到什麼階段,或是每個檔案是否還需要追蹤或修改。
這樣的「進度狀態」欄位對於自己一次要管理大量任務、文件檔案時很有幫助,可以清楚的看到其中特別需要注意的重要項目。這樣的「進度狀態」欄位在「多人協作」過程中更加重要,可以讓每一個協作者用清楚的方式回報自己目前的工作階段。
而現在 Google 文件也在這一年來不斷強化的「Smart Canvas[3]」格式中,加入了滿足上述需求的專案管理功能:「專案表格範本」、「進度狀態的下拉選項清單」。
於是,我們可以利用最簡單的多人協作工具:「Google文件」,設計出一個對大多數合作者來說都好上手、容易使用的「專案協作文件」,裡面可以連結專案的不同任務、指派專案的不同合作者,並且設定每一個任務、文件項目的進度狀態。
Google 文件「專案協作文件」 電腦玩物提供大概也是一年多前,當Google文件開始推出「Smart Canvas」等各種特殊文件格式時,我提到這是要讓其從單純的文書工具,慢慢變成像是Notion那樣的專案任務協作工具。(延伸參考:Google 文件朝 Notion 進化,推出 smart canvas 7 種筆記資料協作功能[4])
這一年來, Google文件中幾個比較重要的更新包含了:
待辦清單功能(Google 文件「@插入選單」,快速新增表格、圖片、標題、待辦清單[5])
同步行事曆的會議範本(Google 文件一鍵插入「會議記錄」快速筆記新功能如何開啟教學[6])
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