寫給社會新鮮人(18)—助理、行政、秘書 | 我要找工作
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2022年9月10日—一位好的助理,他的個性應該是:有耐性、做事謹慎細心、反應佳;而工作態度應該是:服從、做事認真、肯吃苦、不怕煩;最忌諱的則是:粗心大意、不認真、 ...
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門檻低的工作除了作業員外,大概就屬助理、行政、秘書類的工作吧!對於社會新鮮人而言,沒有工作經驗,對專業也沒有把握,以助理職位做為職業生涯的起點,似乎也很理所當然。既然門檻低,那麼應徵的人就多,競爭勢必激烈,那麼應該要具備那些條件,才能夠脫穎而出呢?
在人力銀行刊登個「工程師」或是「管理師」的工作,竟然會沒人來應徵!真是奇怪了,不是很多人都找不到工作嗎?怎麼會沒人投履歷呢?只好想個辦法,把應徵的範圍擴大,將原來應徵的職稱前面加個「助理」以及「高級」兩個字,應徵的職位就變成「助理工程師」、「工程師」、「高級工程師」,以及「助理管理師」、「管理師」、「高級管理師」,沒想到,新職位刊登後履歷就如雪片般紛飛而來,應徵者的學歷不但是大學畢業還是本科系、甚至還有碩士來投履歷的,但最有趣的卻是——全部都是來應徵「助理」工作的。
過去大多是學歷低、專業差、沒經驗或是非本科系的人才會去應徵助理類的工作,但現在卻經常看到本科系大學生、碩士也來應徵助理的工作,搞得競爭異常激烈,是發生了什麼情況才會變成這樣?究其原因——沒自信是也。由於大學氾濫,人人可進大學,加上學校把關不嚴,學生努力不夠,渾渾噩噩過了四年的結果,面臨求職時當然會沒有自信。
助理的工作
助理類的工作,就是協助專業職或主管職的人處理相關事務,事情不需自己判斷、無須擔負責任、不怎麼需要專業技能、只要照著指示去做就是了,還可以藉此來學習專業技能,累積經驗,不過最重要的應該還是工作壓力應該比較低吧!
所有助理類的工作,共同的工作內容應該就是行政作業,尤其是行政助理、部門助理以及秘書,因此具備行政處理能力是成為一位助理最基本的要求。
行政處理能力,大致包括公文處理、檔案管理、文書處理、行程安排、會議安排、報表整理、表單填寫……等等。因為現在行政工作幾乎都需要用到電腦處理,所以對於電腦操作、Office軟體的熟悉度就變得很重要了。
一般行政助理的工作大致如下:
n 公文處理
包括一般...
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