[聯強EMBA]主管的部門運作管理 | 我要找工作
![[聯強EMBA]主管的部門運作管理](https://i.imgur.com/sLIY79K.jpg)
2013年5月1日—而部門內的成員,則是一次又一次被動地接受所分配到的工作,然後加以....主管在建立一個部門的運作與管理體系時,從運作系統的規劃、組織分工,一直 ...
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一般的主管經常只是很單純地認為,管理一個部門就等同於管理一群人,主管的職責就是不斷地分派、指示工作與計畫。而部門內的成員,則是一次又一次被動地接受所分配到的工作,然後加以執行;如果遇到問題無法解決,便回頭尋求主管的協助,主管則是見招拆招,針對每一次不同的狀況即時地個別裁示。許多主管都是用這種模式在管理部門,形同「一人部門」。
在這種管理方式下,由於部門的運作缺乏系統性、結構性的分工,很容易形成每個部門成員一直處在不斷接獲新的工作分派、不斷處理新的「個案」,導致每個成員的角色定位與執掌分工不明確的狀況。而主管則陷入不斷指派工作、不斷解決部屬所產生的問題,每天忙得不亦樂乎,名符其實地成為部門的「靈魂」,顯得自己很忙、很重要、很有貢獻,部門一日沒有主管便無法運作。這種管理模式,可說是一種嚴重的錯誤,不僅部門成員的專業性不易提升,且部門運作容易陷入混亂。
有效管理一個部門的方法可分為兩個層面,首先,必須依照部門在整個組織當中所扮演的角色來建構整個部門的運作系統與制度,並且將部門內的各個運作予以模組化;之後,再根據此一架構指定部門內成員的工作職掌。也就是說,要讓每一位成員所扮演的角色,都能夠在部門的整個運作當中,找到一個明確的定位,以及與其他成員之間的相對位置,如此才能避免分工不清的情況發生,以及「三不管地帶」的出現。緊接著,主管還必須針對每一個模組,設計出每一位成員(或部門內每一個功能運作)的細部作業方式與方法,如此,每一位成員的工作才能夠有效率,並且達到一定程度的品質要求,同時也讓整個部門的運作形成一套完整的系統,而不是讓每一位部門成員各自為政。
當主管在設計部門運作流程的同時,也已經能夠大致掌握到重要的運作指標,因此,建立部門運作的管理報表系統,是主管要有效管理一個部門的另一個重要方法。理論上而言(亦即報表的設計是正確完善的情形下),報表可以充分反映出一個部門的實際運作狀況,透過管理報表,整個部門的運作狀況能夠一目了然;主管精讀這些報表,即能掌握部門每日、每週、每月的運作狀況,並且從數字的異常來發現問題,進而做出適當的處置。
就實務上而言,報表能夠發揮效用的地方非常廣泛。除了從數字的異常變化來發現運作上的問題,尋求...
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