秘書也能變主管!?秘書要具備的4項基本條件 | 我要找工作
![秘書也能變主管!?秘書要具備的4項基本條件](https://i.imgur.com/sLIY79K.jpg)
2022年11月8日—而培養出的秘書則可以幫自己,確保常態事務或專案事務進度符合目標設定。...秘書是屬於幕僚性質的工作,秘書依據部門主管的指示或工作安排,協助 ...
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什麼樣特質的秘書能勝任管理職?
部門主管除了培養、管理幹部及重點人才外,若是自己的管轄幅度增劇,就很需要秘書來協助自己,讓自己的時間能重新分配,將較多時間投入到更加重要的事務上。而培養出的秘書則可以幫自己,確保常態事務或專案事務進度符合目標設定。
看似在養成秘書人才,卻是個培養潛在管理人才的機會。為什麼會有這樣的關聯性?要先從秘書的養成談起。
秘書是屬於幕僚性質的工作,秘書依據部門主管的指示或工作安排,協助主管追蹤部門的常態或專案工作進度。筆者提出4項秘書的基本條件,讓主管可以比對身邊的秘書是否掌握基本要件了。
雖說這些是基本條件,但當這些秘書職能基礎穩固後,才不會在向上發展時,因根基不穩而產生意料之外的工作失誤。
秘書基本4要件:
1. 懂得察言觀色,知道何時該發言。 2. 謹守本分,不踰矩幫主管做決定。 3. 資料準備想的比主管還完整,依照各時期所需的資料,可以提前為主管備好。 4. 如實轉達同仁的意見給主管,或是將主管交待的事項轉達給同仁,不妄自加上自己的意見。能夠如實轉達資訊,是秘書功能展現的核心關鍵點。
對於秘書人選的挑選條件又有哪些呢?提供3點讓主管參考,具備這3點特質的人,只要當事人有意願擔任秘書,再鍛鍊秘書的基本功,成功成為主管重要左右手的機率就會比較高。
勝任主管潛力股3要件:
1. 持續學習 2. 具備思考力 3. 願意支援非常態事務
主管在規劃秘書的職涯歷程,首先是至少為期半年合格的秘書基本工作,再來則能讓其歷練專案工作,觀察其專案執行能力。
若歷練二到三個的專案執行皆能展現應有的表現,再來便能讓其負責專案中的一個組的專案任務。看此人除了自身能夠完成專案任務外,是否也能妥善帶領一個專案組別於時間內完成任務。同時也能觀察此人與團隊的互動風格。
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